Suunnitteletko vuosi- tai yhtiökokousta ja äänestystä verkossa?

Kenelle

Hyödyt

Tuntuuko verkkokokouksen järjestäminen helpolta ja tekniikka simppeliltä? Valitettavasti se ei aina sitä ole. Kokouksen tekniset haasteet kasvavat, kun kokoukseen osallistuu kymmeniä, satoja tai jopa tuhansia äänivaltaisia edustajia. 

COVID-19:n aikana etävuosikokousten ja -äänestysten tarve on lisääntynyt entisestään. Teams- ja Zoom-ympäristöt on luotu verkkokokouksia varten, ja niiden käyttäminen vuosi- ja yhtiökokouksissa on varsin hyvä idea. Moni järjestäjä kaipaa kuitenkin apua kokousten teknisessä toteutuksessa ja erityisesti äänestyksissä.  

 Miten toteutat puheenjohtajan tai hallituksen etävaalit ja kokouksen muut äänestykset?

 Entäpä hybridikokous, jossa osa osallistujista on etänä ja osa läsnä kokouspaikalla?

 Kuinka puheenjohtaja ja kokousmateriaalit sekä muut puhujat saadaan mahtumaan samaan kuvaan ja videolähetykseen?

 Miten varmistat, että kokouspaikalle tulleet pystyvät seuraamaan verkkokokousta ja myös tarvittaessa osallistumaan niin, että heidän              kuvansa ja äänensä saadaan häiriöttä etäosallistujille?

 Kuinka varmistat, että kokouspaikan nettiyhteys on riittävän nopea, eikä katkea kesken kokouksen?

Tässä muistilista joka suunnittelet etä- tai hybridikokouksen järjestämistä.

Vinkki 01 Perusta kokoussivu

Tee organisaatiosi kokoussivu verkkosivujesi alasivuksi. Kutsu osallistujat kokoukseen ja jaa heille kokoussivun linkki. Näin kaikkien on helppo löytää kaikki kokoukseen liittyvät tiedot sekä pääsy verkkokokoukseen ja -äänestykseen yhdestä paikasta.

Jos haluat, voit suojata kokoussivun ja edellyttää osallistujilta kirjautumista ennen kokousmateriaaleihin pääsyä.

Kokoussivulle kootaan kaikki kokoukseen liittyvä materiaali, kuten videostriimi, linkit Teams- tai Zoom-sessioon, linkki äänestysjärjestelmään sekä ladattavat kokousmateriaalit PDF-muodossa. 

Sivun ulkoasu on organisaatiosi näköinen, ja sivu löytyy verkko-osoitteesi alasivulta. Esim. kokous2020.minundomain.fi 

Kokoussivulle laitetaan myös kokouksen realiaikaisen teknisen tuen yhteystiedot (sähköposti, Whatsapp, puhelinnumero jne.) sekä tarvittavat ohjeet osallistumiseen, äänestämiseen ja teknisten haasteiden ratkaisuun.

Vinkki 02 Kokous laitteisto

Verkkokokoukset ovat tulleet jäädäkseen. Globaalin pandemian rauhoittuessa ihmiset ovat jo tottuneita osallistumaan etätilaisuuksiin, jotka säästävät heidän aikaansa ja matkakuluja. Tulet siis taatusti tarvitsemaan etäkokouksiin liittyvää tietotaitoa, osaajia ja laitteistoa myös tulevaisuudessa. 

Tärkein tarvittava laite on  tehokas läppäritietokone, jossa on riittävä keskusmuisti ja kunnollinen näytönohjain.Nämä löytyvät edullisimmin uudehkosta pelikoneesta. Lisäksi tarvitset veloituksettoman OBS:n studio-ohjelmiston, jonka voit ladata osoitteesta https://obsproject.com. Se huolehtii kokouksen videon ja äänen lähettämisestä verkkoon hyödyntäen Vimeon tai Youtuben streaming-yhteyttä.

Kamerana voi toimia järjestelmäkamera,ja lisäksi tarvitset jalustan, mikrofonin tai kaksivideomikserinkaksi LED-valaisinta sekä rauhallisen taustan (seinä / kangas) tai yrityksesi nimellä ja logolla varustetun taustakankaan. Tarkka lista kalustosta linkkeineen oppaassamme

Kokouksen henkilöstönä toimivat kuvaaja, streaminglähetyksen ohjaaja sekä osallistujien tekninen tukihenkilö. 

Kaikkea ei tarvitse tehdä ja opetella itse. Voit myös tilata ammattilaiset virittämään kaiken valmiiksi ja kouluttamaan henkilöstösi. Tai hoitamaan kokouksen toteutuksen puolestasi avaimet käteen -palveluna, jossa osaaminen, henkilöstö ja laitteisto sisältyvät hintaan. Laskeppas, kuinka paljon organisaatiosi käyttää rahaa vuosikokouksen matkakustannusten korvaamiseen. Muutaman toiselta puolelta Suomea kokoukseen matkustavan henkilön matkalaskun hinnalla maksat etäkokouksen toteutuksen. Ulkoistettuna homma sujuu helposti ja ilman teknisiä murheita.

LATAA VERKKOKOKOUKSEN JÄRJESTÄJÄN KOKO OPAS!

Vinkeissä 3 – 5 lisää tietoa nettiyhteydestä, äänestysjärjestelmästä, kokouksen suunnittelusta ja kaluston sekä yhteyksien testaamisesta. Saat myös listan suosittelemistamme laitteista ja ohjelmistoista.

Lähetämme oppaan sinulle kun täytät sähköpostisi alla olevaan lomakkeeseen.

Lisäämme sinut samalla postituslistallemme. Saat aika-ajoin sähköpostiisi vinkkejä ja ideoita, sekä tarjouksiamme.  

Ei hätää, lupaan että emme spämmää, emmekä jaa osoitetietojasi muille. 

Voit milloin vain poistua listalta viestin lopussa olevaa “unsubscribe” -linkkiä klikkaamalla. 

Unohda tekniset murheet! Järjestämme kokoukset sekä etä-äänestykset puolestanne

Verkkokokoukset ovat tulleet jäädäkseen. Globaalin pandemian rauhoittuessa ihmiset ovat jo tottuneita osallistumaan etätilaisuuksiin, jotka säästävät heidän aikaansa ja matkakuluja. Tulet siis taatusti tarvitsemaan etäkokouksiin liittyvää tietotaitoa, osaajia ja laitteistoa myös tulevaisuudessa. Me Kasvuraketin asiantuntijat olemme toteuttaneet organisaatioiden verkkokoulutuksia ja -kokouksia useissa eri streaming- ja verkkokokousympäristöissä jo yli kymmenen vuoden ajan. Asiakkainamme on ollut satoja  yrityksiä että yhteisöjä, kuten mm.  Lääkärikeskus Aava, Marttaliitto, Kokoomus,  Nuori yrittäjyys ja FIBAN ry.  

Järjestä nyt vuosikokous sekä yhtiökokous äänestyksineen helposti ja nopeasti tarjoamiemme palvelujen avulla. Varaa tästä alta veloitukseton etäpalaveri asiantuntijoidemme kanssa. Suunnitellaan teille yhdessä toimiva kokonaisuus kokousten ja äänestysten järjestämiseen.

Bookkaa palaveri!

Voit myös soittaa tai tekstata 0409635120, 

tai mailata minulle jari.kaitera@kasvuraketti.com